Ako zabezpečiť pracovný hárok Excel pomocou hesla

Autor: Peter Lojdl

Na úrovni súboru môžete heslom chrániť zošit programu Excel dvoma spôsobmi: Môžete určiť, kto sa môže dostať a kto môže ukladať zmeny.

Zabezpečenie údajov je stupňovitý proces s ochranou heslom na spodnej úrovni - na úrovni súboru. Je to prvý krok, ale určite to nie je jediný krok, ktorý by ste mali podniknúť na ochranu dôverných a majetkových údajov. Ochrana heslom zošita programu Excel na úrovni súboru riadi prístup dvoma spôsobmi: Umožňuje používateľovi prístup a umožňuje používateľom ukladať zmeny. V tomto článku vám ukážem viac ako len to, ako chrániť zošit heslom. Dozviete sa, čo táto ochrana robí a nerobí pre vás a ako sa vyhnúť niektorým gotchám.

Používam program Office 365 Excel (desktop), ale môžete používať staršie verzie. Neexistuje žiadny demonštračný súbor - nebudete ho potrebovať. K súboru otvorenému v prehliadači nemôžete pridať heslo ani ho nemôžete otvoriť v prehliadači.

Predtým, ako budeme diskutovať o funkcii ochrany heslom programu Excel, vysvetlime si, čo znamená bezpečnosť. Aj keď v Exceli sú pojmy bezpečnosť a ochrana zameniteľné, nie sú to rovnaké. Zabezpečenie vám umožňuje zvoliť, kto sa dostane dovnútra a na základe toho, kto nie. Ochrana obmedzuje používateľov, ktorí sa už nachádzajú. Bezpečnosť sa týka prístupu; ochrana je o udržiavaní integrity.

Priraďte heslo

Prvým krokom je priradenie hesla. Môžete pracovať s akýmkoľvek súborom, ale pre naše účely navrhujem namiesto dôležitého pracovného súboru prázdny zošit, len pre prípad. Ak chcete priradiť heslo k zošitu programu Excel, postupujte takto.

V ponuke Súbor vyberte príkaz Uložiť ako. V programe Excel 2007 kliknite na tlačidlo Office a vyberte možnosť Uložiť ako.
Pod ovládacími prvkami názvu a typu kliknite na položku Ďalšie možnosti. (Ak ste potlačili oblasť zákulisia, tento krok preskočíte.)
V dialógovom okne Uložiť ako kliknite na rozbaľovaciu ponuku Nástroje (vľavo od tlačidla Uložiť) a vyberte položku Všeobecné možnosti.
Vo výslednom dialógovom okne (Obrázok A) môžete nastaviť dve heslá: jedno na otvorenie zošita a jedno na zmenu zošita. Pokročilé možnosti umožňujú nastaviť možnosti šifrovania.
Zadajte jedno alebo obe heslá a kliknite na OK.
Potvrďte heslo a kliknite na OK.
Kliknite na tlačidlo Uložiť.
Nezabudnite si zapamätať heslo niekde v bezpečí, pre prípad, že zabudnete.

Nastavenie hesla na otvorenie zošita je samozrejmé; ak používateľ nepozná heslo, nemôže otvoriť súbor. To vám poskytuje veľkú kontrolu, ak zabezpečíte primeranú prácu so zabezpečením hesiel. S používateľom, ktorý zdieľa heslo, samozrejme nemôžete urobiť nič, ale je to úplne iný problém. Nezabudnite, že toto heslo chráni používateľov len mimo dosahu; používateľ, ktorý pozná toto heslo, má prístup ku všetkým údajom a môže ich raz zmeniť.

Tu prichádza druhé heslo; pridelením tohto hesla umožňujete používateľom otvoriť zošit a prezerať si údaje bez toho, aby ste oprávnili čokoľvek zmeniť. Užívateľ, ktorý pozná toto heslo, môže zobraziť a upraviť údaje a tiež uložiť zmeny do zošita.

Používateľ, ktorý nepozná druhé heslo, môže údaje otvoriť a zobraziť kliknutím na možnosť Iba na čítanie, ale je to len na čítanie - druh. Tento používateľ môže stále upravovať údaje, ale zošit chránený heslom mu nedovolí ukladať zmeny - druh. Tu je riešenie: Používateľ bez modifikujúceho hesla môže stále prezerať, upravovať a ukladať zmeny, ak sa môže používateľ prihlásiť. Tento používateľ jednoducho nemôže uložiť zmeny do chráneného zošita. Používateľ však môže uložiť chránený zošit s novým menom, ktoré určite obchádza tento proces.

Dôležité úvahy
Skôr ako začnete heslom chrániacim všetky zošity, nezabudnite na tri dôležité veci:

Ochranu heslom môže odstrániť aj ktokoľvek s heslom na úpravu zošita. Túto konkrétnu možnosť použite rozumne; buďte opatrní, komu dáte heslo.
Príležitostní používatelia nebudú mať odborné znalosti na rozlúsknutie hesla, ale ktokoľvek si môže kúpiť softvér na rozlúsknutie hesla. Najlepšou ochranou proti tomuto typu manipulácie (alebo úplnej krádeži) je priradiť smiešne dlhé heslo náhodných znakov. Ak tak neurobíte, nebude porazený špecializovaný softvér, ale spomalí ho a toto oneskorenie môže spôsobiť, že budúci cracker odloží zošit. Na druhej strane určite urážate svojich používateľov. Vyváženie týchto dvoch potrieb môže byť niečo ako drôtový akt. Ďalšie informácie o tejto téme nájdete v časti Silné heslá - realistické alebo zaťažujúce.
Ak zabudnete svoje heslo, nemôžete sa dostať do svojho zošita a vykonať zmeny, ale môžete si kúpiť softvér na praskanie hesla.
Excel ochrana heslom je skvelá funkcia a našťastie je ľahké ju implementovať. Nezamieňajte si to s ochranou listov a za žiadnych okolností sa nespoliehajte iba na zabezpečenie citlivých údajov.

Peter Lojdl, MBA
Hlavný lektor, certifikovaný projektový manažér IPMA C
Článok bol publikovaný aj na  www.projektoveriadenie.sk

Iné články

Všetky slovenské sviatky až do roku 2025.

Plánované ONLINE školenia: