Zásady spracúvania osobných údajov
1. Úvod
1.1. Ochranu osobných údajov berieme vážne. Osobné údaje spracúvame transparentne, zákonne a len v nevyhnutnom rozsahu v súlade s:
- Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (ďalej len „GDPR"),
- zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.
1.2. Tieto zásady vysvetľujú, aké osobné údaje spracúvame, na aké účely, na akom právnom základe, ako dlho, komu ich poskytujeme a aké máte práva.
2. Prevádzkovateľ
2.1. Prevádzkovateľom osobných údajov je:
- eAkademy, s.r.o.
- Školská 10, 031 01 Liptovský Mikuláš, SR
- IČO: 47633743 | DIČ: 2023997338 | IČ DPH: SK2023997338
- Zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Žilina, oddiel Sro, vložka č. 62453/L
- E-mail: asistent@eakademy.sk | Tel.: 0905 318 334
2.2. Prevádzkovateľ nevymenoval zodpovednú osobu, pretože mu táto povinnosť podľa GDPR nevzniká. Vo všetkých otázkach ochrany osobných údajov nás kontaktujte na asistent@eakademy.sk.
3. Aké osobné údaje spracúvame a odkiaľ ich máme
3.1. Spracúvame najmä tieto kategórie osobných údajov:
- identifikačné a kontaktné údaje: meno, priezvisko, e-mail, telefón,
- pracovné údaje: názov zamestnávateľa, pracovná pozícia,
- fakturačné a platobné údaje,
- údaje o objednávkach, účasti na školeniach a využívaní produktov,
- výsledky vstupných a záverečných testov zručností,
- obraz a hlas, ak má účastník online školenia zapnutú kameru alebo mikrofón,
- IP adresa a technické údaje o návšteve webu.
3.2. Údaje získavame priamo od vás. Pri firemných školeniach nám údaje o účastníkoch poskytuje ich zamestnávateľ, ktorý školenie objednal (spravidla meno, priezvisko, e-mail a pracovnú pozíciu).
4. Účely spracúvania, právne základy a doba uchovávania
4.1. Objednávky a plnenie zmluvy
Účel: spracovanie objednávky, uzatvorenie a plnenie zmluvy, realizácia školení, dodanie digitálneho obsahu (videokurzy, materiály), fakturácia a súvisiaca komunikácia.
Rozsah údajov: meno, priezvisko, e-mail, telefón, fakturačné a platobné údaje, údaje o objednávke.
Právny základ: plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR; plnenie zákonných povinností v oblasti účtovníctva a daní podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR.
Doba uchovávania: počas trvania zmluvy; účtovné doklady 10 rokov podľa osobitných predpisov.
4.2. Účastníci firemných školení
Účel: organizácia a realizácia školenia objednaného zamestnávateľom účastníka, vyhodnotenie vstupných a záverečných testov, nastavenie obsahu školenia podľa úrovne účastníkov, vydanie potvrdenia o absolvovaní a spätná väzba objednávateľovi.
Rozsah údajov: meno, priezvisko, pracovný e-mail, pracovná pozícia, dochádzka, výsledky testov.
Právny základ: oprávnený záujem prevádzkovateľa a zamestnávateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR, ktorým je riadne splnenie zmluvy o školení uzatvorenej so zamestnávateľom.
Príjemca výsledkov: výsledky testov a dochádzku poskytujeme objednávateľovi školenia (zamestnávateľovi účastníka) v rozsahu dohodnutom v zmluve.
Doba uchovávania: počas trvania spolupráce so zamestnávateľom, najviac 3 roky od posledného absolvovaného školenia.
4.3. Dopyty, cenové ponuky a obchodná komunikácia
Účel: vybavenie dopytu z webového formulára, e-mailu alebo telefonátu, príprava cenovej ponuky, evidencia obchodnej komunikácie s firmami v CRM systéme.
Rozsah údajov: meno, priezvisko, pracovný e-mail, telefón, názov firmy, pracovná pozícia, obsah komunikácie.
Právny základ: vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy na vašu žiadosť podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR; pri evidencii obchodnej komunikácie oprávnený záujem prevádzkovateľa na rozvoji obchodných vzťahov podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
Doba uchovávania: 3 roky od poslednej komunikácie, ak nedôjde k uzatvoreniu zmluvy.
4.4. Newsletter, bezplatný obsah a marketing
Účel: zaslanie bezplatného obsahu, newslettera, vzdelávacích a marketingových e-mailov vrátane ponuky produktov a služieb.
Rozsah údajov: e-mail, meno (ak je uvedené).
Právny základ: súhlas dotknutej osoby podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR. Existujúcim zákazníkom môžeme zasielať ponuky podobných produktov a služieb aj na základe oprávneného záujmu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR, pričom každý e-mail obsahuje možnosť odhlásenia.
Doba uchovávania: po dobu trvania súhlasu, najviac 3 roky od jeho udelenia alebo do jeho odvolania.
Odvolanie súhlasu: kliknutím na odhlasovací odkaz v e-maile alebo žiadosťou na asistent@eakademy.sk. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania pred jeho odvolaním.
4.5. Online školenia
Účel: realizácia školenia prostredníctvom videokonferenčného nástroja a zaslanie odkazu na pripojenie.
Rozsah údajov: meno, e-mail, obraz a hlas účastníka (ak má zapnutú kameru alebo mikrofón), správy v chate.
Právny základ: plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR, pri firemných školeniach oprávnený záujem podľa bodu 4.2.
Doba uchovávania: online školenia nenahrávame. Ak by sa mal vyhotoviť záznam, požiadame účastníkov vopred o súhlas.
4.6. Zákaznícka podpora a reklamácie
Účel: komunikácia so zákazníkmi, riešenie otázok, reklamácií a poskytovanie podpory.
Právny základ: plnenie zmluvy podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR; pri reklamáciách aj plnenie zákonnej povinnosti podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR.
Doba uchovávania: komunikácia počas trvania zmluvy; evidencia reklamácií 3 roky od ich vybavenia.
4.7. Uplatňovanie a obhajoba právnych nárokov
Účel: vymáhanie pohľadávok, riešenie sporov a obhajoba nárokov prevádzkovateľa.
Právny základ: oprávnený záujem prevádzkovateľa podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
Doba uchovávania: do uplynutia premlčacej doby, v prípade sporu do jeho právoplatného skončenia.
4.8. Cookies, analytika a technické údaje
Účel: zabezpečenie funkčnosti webu, meranie návštevnosti, zlepšovanie obsahu a zobrazovanie relevantnej reklamy.
Právny základ: nevyhnutné cookies – oprávnený záujem na fungovaní webu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR; analytické a marketingové cookies – súhlas podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR, ktorý udeľujete a môžete kedykoľvek zmeniť prostredníctvom cookie lišty.
Doba uchovávania: podľa typu cookie, najviac 2 roky.
5. Povinnosť poskytnúť osobné údaje
5.1. Poskytnutie údajov potrebných na uzatvorenie a plnenie zmluvy je zmluvnou požiadavkou. Bez nich nie je možné objednávku vybaviť ani školenie zrealizovať.
5.2. Poskytnutie údajov na marketingové účely je dobrovoľné a nemá vplyv na uzatvorenie zmluvy.
6. Profilovanie a segmentácia
6.1. Vaše údaje môžeme používať na segmentáciu databázy (napr. podľa záujmu o konkrétny kurz), aby sme vám zasielali relevantné informácie.
6.2. Nedochádza k automatizovanému rozhodovaniu s právnymi účinkami. Proti profilovaniu môžete kedykoľvek namietať na asistent@eakademy.sk.
7. Príjemcovia osobných údajov
7.1. Osobné údaje poskytujeme len v nevyhnutnom rozsahu týmto sprostredkovateľom a príjemcom:
- MioWeb – prevádzka webovej stránky a formulárov,
- FAPI – spracovanie objednávok a fakturácia,
- Raynet – evidencia obchodnej komunikácie (CRM),
- Smartemailing – e-mail marketing,
- [PLATOBNÁ BRÁNA] – spracovanie online platieb,
- Microsoft Teams, Zoom – realizácia online školení,
- Google Analytics, Google Ads – analytika a reklama,
- externí lektori – v rozsahu potrebnom na realizáciu školenia,
- externá účtovná kancelária – vedenie účtovníctva.
7.2. So sprostredkovateľmi máme uzatvorené zmluvy o spracúvaní osobných údajov v súlade s GDPR. Údaje môžeme poskytnúť aj orgánom verejnej moci, ak to vyžaduje zákon.
8. Prenos údajov do tretích krajín
8.1. Osobné údaje spracúvame prednostne v rámci Európskej únie.
8.2. Niektorí sprostredkovatelia (napr. Google, Microsoft, Zoom) môžu údaje spracúvať aj v USA. Prenos sa uskutočňuje na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti (EU-U.S. Data Privacy Framework) alebo štandardných zmluvných doložiek podľa čl. 46 GDPR.
9. Bezpečnosť osobných údajov
9.1. Prijali sme primerané technické a organizačné opatrenia na ochranu osobných údajov, najmä:
- zabezpečený prenos dát (HTTPS),
- chránený prístup k systémom heslom a dvojfaktorovým overením tam, kde je to možné,
- obmedzenie prístupu k údajom len na osoby, ktoré ich potrebujú,
- povinnosť mlčanlivosti zamestnancov a spolupracujúcich lektorov.
10. Vaše práva
10.1. Ako dotknutá osoba máte právo na:
- prístup k osobným údajom,
- opravu alebo doplnenie údajov,
- vymazanie údajov (právo na zabudnutie),
- obmedzenie spracúvania,
- prenosnosť údajov,
- namietanie spracúvania na základe oprávneného záujmu vrátane profilovania,
- namietanie spracúvania na účely priameho marketingu – vtedy údaje na tento účel ďalej nespracúvame,
- odvolanie súhlasu kedykoľvek.
10.2. Svoje práva môžete uplatniť e-mailom na asistent@eakademy.sk alebo písomne na adresu sídla. Na žiadosti reagujeme bez zbytočného odkladu, najneskôr do 1 mesiaca.
11. Dozorný orgán
11.1. Ak sa domnievate, že spracúvanie vašich osobných údajov nie je v súlade s GDPR, máte právo podať sťažnosť na:
- Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
- Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27
- dataprotection.gov.sk
12. Záverečné ustanovenia
12.1. Tieto zásady sú platné od [DÁTUM].
12.2. Vyhradzujeme si právo zásady aktualizovať. Aktuálna verzia je vždy zverejnená na webovej stránke www.eakademy.sk.
eAkademy, s.r.o. | Školská 10, 031 01 Liptovský Mikuláš
E-mail: asistent@eakademy.sk | Tel.: 0905 318 334 | Web: www.eakademy.sk